30 mars 2021
Comment pouvons-nous aider nos clients à tirer le meilleur parti de leur projet de refit ?

Le Project Management Institute définit un projet comme « une démarche temporaire entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat uniques. Un projet est temporaire en ce sens qu’il a un début et une fin dans une période de temps donné, et donc un périmètre et des ressources définies. Il est également unique en ce sens qu’il ne s’agit pas d’une opération habituelle, mais d’un ensemble spécifique d’opérations conçues pour atteindre un objectif particulier ».

En raison du caractère unique d’un projet il est très difficile de définir ce qui constitue le projet parfait. Peut-être est-ce un idéal inatteignable. Cependant, en limitant au maximum la tension sur les trois éléments qui impactent le plus la réussite d’un projet – temps, périmètre et budget – nous aurons une chance d’atteindre la perfection.

Dans cet article, notre équipe aguerrie de gestion de projet détaille ce qu’elle pense être les facteurs-clés qui contribuent à ce que cette période de projet soit satisfaisante pour les clients.

Définir la meilleure approche ensemble pour satisfaire les besoins et les attentes du propriétaire dans le cadre du projet.

Satisfaire les besoins du propriétaire semble évident mais, comme dans la plupart des cas, ce n’est pas aussi simple que cela parait. Pour se donner toutes les chances de réussir, il faut mener une évaluation pertinente des attentes du propriétaire et y répondre en fonction des paramètres spécifiques du projet. Les éléments de temps, de périmètre et de budget sont ici essentiels, car ils sont interconnectés, jouant un rôle dans le déploiement du refit pour, en fin de compte, avoir un impact sur la satisfaction du propriétaire.

 

Avoir un périmètre de chantier bien défini

Le refit c’est le refit. Nous aurons toujours à faire face à des travaux imprévus en raison de nouveaux problèmes qui apparaissent en cours de saison, de nouvelles exigences des propriétaires, de problèmes de systèmes, de pannes mécaniques. De toutes façons, beaucoup de choses doivent être planifiées en amont, comme la maintenance programmée, le respect des obligations et échéances réglementaires, la durée de vie des peintures etc. C’est en général ce que l’on définit comme la phase critique du projet. Ainsi, nous pouvons, bien en amont du refit et du séjour sur le chantier, clarifier les objectifs principaux et la liste des demandes. Cela peut intégrer la demande de spécifications et des schémas, la passation de commandes et la gestion des douanes si nécessaire. Disposer de tous les plans, croquis, documents techniques spécifiques du yacht, et maintenir une communication permanente avec le chantier naval pour lancer les préparations ou apporter des modifications, permet de limiter les ralentissements dans le déroulement du projet.

 

Tenir compte de l ‘« Effet iceberg » lors de la planification

Garder à l’esprit que chaque pré-projet est comme un iceberg : les souhaits et les demandes du propriétaire ne sont que la partie émergée. Il faut bien comprendre qu’il n’est pas toujours possible de prendre la mesure de tout ce qu’il y a sous la surface. Cela nécessite une étude importante. La préparation d’un budget précis nécessite une évaluation pertinente de ces travaux masqués mais nécessaires.

Prenons par exemple l’installation d’un nouveau système de traitement des eaux de ballast. Dans le cadre de la nouvelle réglementation de l’OMI, tous les yachts d’un tonnage brut supérieur à 400 utilisant un système de ballast d’eau de mer doivent installer un système de traitement avant leur prochaine inspection. Si un tel élément n’est pas pris en compte lors de la préparation d’une rénovation et intégré au paramétrage des travaux, les délais sont rallongés pour mesurer, concevoir, réaliser des études de faisabilité. Il faut prendre alors en compte tous les détails nécessaires pour la construction et l’ingénierie technique (soit environ 12 à 15 semaines de délai pour le système de traitement) afin de préparer le devis le plus précis et le plus complet pour le client. Ce n’est qu’après ce processus que les prix peuvent être établis, que la négociation commence et que les accords sont conclus avec les fabricants et les fournisseurs.

Lire et signer le contrat à l’avance

Donnez-vous suffisamment de temps pour examiner précisément l’offre, ce qui est inclus et non-inclus, la planification budgétaire du projet et les conditions de paiement des sous-traitants, afin que toutes les parties puissent être sur la même longueur d’onde à la signature.

Le cas de figure idéal est de valider la phase critique du projet bien en amont de manière à pouvoir signer le contrat entre 2 et 3 mois avant le chantier. Cela laisse le temps au chantier naval de planifier et d’optimiser les commandes. C’est un atout considérable pour le client ainsi que pour le chantier naval.

Dans le choix d’un chantier naval, cerner les priorités

Un projet de refit peut être stressant. Par conséquent, choisir un chantier naval réputé, qui a la confiance de ses clients, doté d’installations et de compétences professionnelles et de partenariats éprouvés avec les principaux fournisseurs du secteur, peut faciliter la vie d’un client et limiter son exposition au risque. Chaque client a ses propres exigences qui le rassurent par rapport au déroulement du projet, que ce soit sur la base budgétaire, sur une exigence de travail spécifique ou hautement technique, la question de la confidentialité, l’expertise en gestion douanière et fiscale, ou encore la responsabilité environnementale. Cela doit être pris en compte dans le choix fait.

N’oubliez pas que si le prix est toujours un élément important, il ne devrait pas être le facteur décisif. L’offre la moins chère au départ peut en fait aboutir à un projet plus coûteux pour une multitude de raisons, notamment une phase de devis trop courte et l’omission de certains détails, ainsi que des problèmes logistiques pendant le chantier.

 

Une gestion de projet experte peut faire la différence

Il est certes important de définir le périmètre des travaux au tout début du projet, mais il faut garder à l’esprit que des changements peuvent avoir lieu, et c’est là que l’expertise d’un chef de projet devient primordiale.

Les chefs de projet fournissent non seulement un suivi en direct de la planification et de l’exécution des travaux, en maintenant le contact avec toutes les parties, mais ils ont l’expérience et le savoir-faire pour s’adapter aux réajustements éventuels et/ou pour intégrer des travaux supplémentaires sans difficulté dans un calendrier pouvant être exigeant.

 

S’assurer du bien-être de l’équipage et retenir les plus compétents

La réussite d’un projet repose sur la capacité des personnes impliquées à donner le meilleur d’elles-mêmes. Dans cette optique, il est essentiel que l’équipage soit bien pris en charge et de retenir les compétences. Pour votre refit, le choix du site idéal est alors aussi important que le service fourni sur place à la clientèle. Un équipage dont on s’occupe, bien installé et heureux, est un facteur-clé de réussite lors d’un projet de refit.

La responsabilité d’un projet réussi incombe à chacun

Le projet doit être considéré comme un travail d’équipe, la responsabilité étant partagée entre le chantier naval et le client pour fournir les conditions idéales de réussite. Le partage d’informations est fondamental. Coté client, les détails concernant les sous-traitants du propriétaire impliqués dans le projet doivent être intégrés dans la planification. En outre, les changements / rotations d’équipage se produisent fréquemment pendant un refit, la transmission des informations doit ainsi faire l’objet d’une attention particulière. L’identité de la personne responsable des autorisations de certains travaux doit être communiquée.

 

La communication et la confiance sont vitales

Toutes les parties doivent être en mesure d’entretenir un dialogue ouvert par des contacts réguliers tels que des réunions planifiées et un accès possible à l’instant T aux détails du projet si elles le demandent. La volonté d’être transparent et flexible sont des atouts essentiels dans la poursuite d’un objectif commun – et c’est toujours dans l’intérêt du projet.

Les sources de tension et de conflits doivent être évitées au maximum. Par conséquent choisir un chantier naval réputé ou travailler avec du personnel de confiance peut être un élément-clé. Gérer un projet quand il y a de la méfiance ou un manque de transparence a peu de chances de réussite.

 

Terminer le chantier dans les règles (malgré le rush)

Nous ayons tous hâte d’être à nouveau sur l’eau, certes. Mais le chantier doit être terminé de la même manière qu’il a commencé, avec soin et attention. Il est important de réaliser des essais en mer avec des techniciens impliqués dans le projet, de tout mettre en service correctement et d’assurer la coordination avec l’équipe du service après-vente pour les éventuelles questions post-projet.

Nous considérons que chaque refit est différent et nécessite une approche sur mesure, tout en ayant la capacité de réagir de manière agile. Nous espérons ainsi que la prise en compte de certains de ces points pourra contribuer à une bien meilleure expérience de refit.

Pour plus d’informations ou pour discuter de vos besoins pour votre prochain refit, n’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe commerciale.

Txema Rubio

MB92 Barcelona Commercial Director

Vincent Escallier

MB92 La Ciotat Commercial Department